مقدمه
با افزایش روز افزون تعداد شرکت های ثبت شده و در نتیجه تدوین قوانین بیشتر و نیاز به رعایت آن ها به جهت ایجاد نظم و کنترل دولت برای جلوگیری از تخلف، موجب گشته است تا دولت مالزی افرادی را تربیت و به عنوان مسؤل امور قانونی شرکتی با نام مشاور رسمی "Company Secretary" در شرکت ها منصوب نماید.
در نگاه اول شاید این امر برای شما غیر معمول و سخت به نظر برسد اما با نگاهی دقیق تر و علی الخصوص با توجه به خدماتی که مشاور رسمی می بایست در اختیار شما قرار دهد و همچنین در طور فعالیت شرکت متوجه خواهید شد مبلغی که به عنوان حق الزحمه به مشاور رسمی خود پرداخت می نمایید، ارزش و توجیه پرداخت دارد.
مشاور رسمی شما، نگهدار کلیه اسناد رسمی شما است، وی همچنین آدرس خود را به عنوان دفتر قانونی شما به ادارات دولتی معرفی می نماید در نتیجه کلیه مراجعات قانونی به دفتر او انجام می گیرد و او با اشراف کامل به قانون پاسخگوی این گونه مراجعات خواهد بود.
از سوی دیگر مشاور رسمی شما، همواره از به روز و آماده بودن اسناد مورد نیاز قانون مراقبت می نماید و به این واسطه شما مشکل قانونی در مالزی نخواهید داشت.
مشاور رسمی شما همچنین به قوانین مشروحه ی زیر پایبند است و موظف به پایبندی به اصول اخلاقی حرفه ای خود می باشد. این اصول که در ذیل به آن ها اشاره می شود سعی در بیان رفتار های درست و غلط، وظایف و مقررات دارند.
اهداف
1- تقویت استانداردهای مدیریت شركت
2- تعریف و اشاره به رفتارهای مثبت
3- تمارین تخصصی مشاوران رسمی شركت برای:
1- پذیرش مسئولیت اخلاقی
2- توان حرفه ای
3- اثر بخشی در راهبرد امور
4- حفظ روحیه ی مسئولیت پذیری و تعهد اجتماعی در مسیر قوانین، مقررات و راهنمایی ها در اداره ی شركت.
اصول اخلاقی
منشی شركت در حین انجام وظایف خود همیشه باید اصول زیر را رعایت كند:
1- در جهت كسب مهارتهای حرفه ای و نشان دادن مهارت و توانایی های خود در حین انجام وظایف نهایت تلاش خود رامبذول دارد.
2- در همه ی شرایط با صداقت و مسئولانه رفتار كند و تا زمان ترك دفتر خود با دقت و پشتكار بالا عمل كند.
3- در تمامی شرایط و زمان ها در جهت كمك به حصول اهداف شركت بر اساس اصول اخلاقی مسئولیت پذیری، اثر بخشی، كارایی در راهبرد امور، نهایت تلاش خود را بنماید.
4- دركی درست و شفاف از اهداف و آرمان های شركت و همچنین قدرت و محدودیت های درج شده در شركت نامه داشته باشد.
5- دانش كافی در مورد مقررات و مراحل و روش های ملاقات، به ویژه در مورد حد نصاب افراد شركت كننده در جلسه و مراحل رای گیری، شروط وكالت داشته باشد و مسئولیت مدیریت درست ملاقات ها را بر عهده بگیرد.
6- هرگز نه از فرصت هایی كه شركت به دنبال آن است به نفع خود استفاده كند و نه اطلاعات مخفیانه و سری شركت را مورد سوءاستفاده قرار دهد و یا آشكار كند.
7- تفكری مثبت و هدف مند انتخاب كند و در روابط با دولت مردان و گروه های قانونی در جهت منافع عمومی همكاری های لازم را بنماید.
8- هر نوع تقلب و تخلف انجام شده و یا در حال انجام، توسط شركت، رؤسا و كارمندان را به هیئت مدیره و مافوق گزارش دهد.
9- مساعدت و مشاوره های لازم در جهت حفظ سیستمی موثر در كنترل داخلی گزارشات، موارد ثبتی و حسابداری را به مدیران بنماید.
10- همیشه در بر خورد با سهام داران و مدیران، بی طرف بوده و بدون ترس یا واهمه ای و یا تمایلات خود نهایت تلاش خود را بكند تا مطمئن شود كه مدیران و شركت از قوانین مربوطه، تعهدات قرارداد و دیگر ملزومات پیروی می كنند.
11- شخصا در دفتر ثبت حضور داشته باشد و یا در زمان غیبتش نماینده ای در روز و ساعتی كه دفتر به روی عموم باز است به جای خود بگمارد.
12- به هیئت مدیران مشاوره ی لازم را انجام دهد به طوری كه هیچ نوع خط مشی مخالف با منافع سهام داران شركت صورت نپذیرد.
13- از تمامی گزارشات و ملزوماتی كه توسط مصوبات اعمال می شود آگاهی لازم را داشته باشد .
14- در جلسات شركت حضور به هم رساند و یا نماینده ای داشته باشد و به خود و به نمایندگان اجازه ندهد كه از این گونه جلسات محروم شوند كه در این صورت خدشه ای به مسئولیت های حرفه ای خود به عنوان مشاور رسمی شركت وارد ساخته است.
